La gestion de la planification pour les entreprises ayant des besoins en personnel importants ou des opérations critiques est intrinsèquement complexe. Les processus et règles de planification peuvent varier selon les besoins. Bien que les outils manuels tels que les feuilles de calcul et les tableaux blancs puissent être assemblés en une solution personnalisée, ils sont tout simplement inefficaces et ne peuvent pas atteindre l’échelle et le rythme requis pour répondre aux besoins dynamiques des entreprises d’aujourd’hui.
La réponse à la gestion de la complexité de la planification des effectifs à grande échelle réside dans un logiciel de planning. Ces solutions modernes d’automatisation offrent une vision globale des opérations de la main-d’œuvre d’une entreprise, permettant une prise de décision basée sur les données afin d’améliorer l’efficacité de la planification, d’accroître l’agilité opérationnelle, d’augmenter la productivité et de stimuler la satisfaction professionnelle des employés.
Dans cet article, nous vous présentons les principaux avantages de l’automatisation de la planification. Découvrez comment cette initiative stratégique permet d’atteindre un niveau d’excellence opérationnelle et concurrentielle dont on ne pouvait que rêver il y a quelques années seulement.
Les avantages clés de l’utilisation d’un logiciel de planning
Plutôt que de limiter leur activité aux capacités d’un outil purement tactique, les entreprises ayant des besoins complexes en matière de planification utilisent une logique d’entreprise intelligente adaptée aux objectifs stratégiques de l’entreprise tels que l’efficacité opérationnelle, l’utilisation de la main-d’œuvre, la satisfaction des travailleurs et la rentabilité. Un logiciel planning peut grandement aider à avoir une bonne organisation.
1. Réduction des coûts de main-d’œuvre
L’augmentation du chiffre d’affaires dans un marché concurrentiel est un défi permanent pour toute entreprise, mais pour celles qui dépendent de travailleurs horaires, les ressources limitées en main-d’œuvre et l’augmentation des coûts rendent le défi encore plus difficile.
De nombreuses entreprises manquent tout simplement de solutions pour gérer efficacement la complexité des horaires. Sans la visibilité et les outils nécessaires pour créer des plannings précis qui mettent en correspondance les affectations de postes avec la demande réelle, les gestionnaires perdent la capacité de programmer l’employé le mieux adapté et le moins cher. Toutefois, les technologies spécialisées dotées d’une logique intelligente s’adaptent à votre façon de travailler, révélant des possibilités d’optimisation qui, autrement, seraient facilement négligées. Voici comment les logiciels de planning permettent de réduire les coûts de main-d’œuvre :
Des plannings optimisés
Les logiciels de planning automatisé aident les gestionnaires à prendre des décisions éclairées en matière de planification en leur fournissant une vue d’ensemble de leur personnel. Une technologie intelligente fournit cette vision à haute visibilité en suivant les profils, les préférences, les références et le statut des heures supplémentaires des employés via une base de données centrale robuste. Elle applique ensuite automatiquement une logique intelligente pour identifier les mouvements de planification difficiles à repérer qui optimisent le calendrier et contrôlent les coûts de main-d’œuvre.
Amélioration de la productivité
La planification automatisée réduit la charge tactique du processus de planification sur les gestionnaires, ce qui entraîne une augmentation spectaculaire de la productivité des gestionnaires opérationnels. Lorsqu’ils n’ont plus besoin de consacrer des heures à la recherche manuelle d’informations d’identification, à des appels téléphoniques de dernière minute ou à la vérification des calendriers à l’aide de feuilles de calcul, ils peuvent se concentrer sur des projets plus stratégiques qui contribuent à la mission de l’entreprise. L’efficacité des gestionnaires augmente également lorsqu’ils se forment aux processus, à la technologie et aux outils de reporting connexes.
Amélioration du retour sur investissement
Dans les grandes entreprises, il peut y avoir plusieurs employés à temps plein qui travaillent sur le processus de planning. Avec la planification automatisée, les horaires vérifiés en termes de conformité et de compétences sont générés en quelques minutes. Les tableaux de bord instantanés simplifient la planification des heures supplémentaires en identifiant automatiquement les meilleurs candidats disponibles pour chaque poste. L’automatisation des plannings permet aux responsables des opérations de gérer les performances, le débit et l’utilisation. Sans elle, le multitâche brouillé peut conduire à une réduction significative de la productivité et même affecter le moral.
2. Des opérations rationalisées
Gérer les changements d’horaires et communiquer avec vos travailleurs tout en respectant les exigences légales est un défi opérationnel quotidien. L’automatisation des horaires facilite la gestion des changements et la communication avec les employés tout en se conformant de manière transparente aux lois du travail et aux règles syndicales. Voici comment :
Prise de décision basée sur les données
Au lieu d’un processus dispersé, une base de données centralisée vous permet d’extraire des informations essentielles pour vous aider à prendre des décisions de planification sur place, avec rapidité et précision.
Analyser et optimiser les performances
Les données relatives aux heures supplémentaires sont essentielles pour comprendre comment ajuster les effectifs et suivre les tendances dans le temps. La capacité d’examiner et de rendre compte de la conformité est également essentielle pour éviter les griefs syndicaux et simplifier les audits.
Meilleure gestion des changements
Les employés ont souvent besoin de déposer, de reprendre et d’échanger des heures de travail, ce qui perturbe le calendrier. En réduisant l’interaction manuelle, la technologie améliore l’efficacité des gestionnaires et des travailleurs. La perception de favoritisme ou de partialité pour les heures de travail diminue grâce à une meilleure transparence des horaires de travail et à l’application de règles telles que l’égalisation des heures supplémentaires.
3. Amélioration de la satisfaction et du maintien en poste des employés
Les entreprises doivent également s’attaquer au problème de l’épuisement professionnel et du roulement du personnel dans le monde actuel axé sur les résultats. Les niveaux de satisfaction professionnelle sont affectés lorsque les travailleurs sont épuisés ou se sentent surchargés de travail, sous-estimés et déconnectés de l’entreprise. La charge de travail et les problèmes d’horaires figurent parmi les trois principaux facteurs d’épuisement professionnel, ce qui entraîne un roulement du personnel et les coûts associés à la recherche et à la formation de nouveaux employés. Les entreprises signalent une augmentation de 86 % de la satisfaction des employés après avoir adopté un logiciel de planning.
4. Flexibilité
Les responsables du recrutement peuvent combler les lacunes dans leurs besoins en ressources humaines, qui sont particulièrement difficiles à combler pendant les cycles de production de pointe, en exploitant plus efficacement leur main-d’œuvre existante ou en faisant appel à de nouvelles sources de main-d’œuvre, comme les travailleurs à temps partiel ou la main-d’œuvre occasionnelle. Voici trois stratégies de travail qui peuvent être déterminantes pour offrir une meilleure flexibilité opérationnelle et un soutien saisonnier.
Découvrir les capacités cachées
Exploitez une base de données centrale sur les préférences des travailleurs, le statut des heures supplémentaires, la flexibilité des horaires et les qualifications pour identifier les possibilités de transférer des employés qualifiés et désireux de travailler vers d’autres secteurs d’activité. Il s’agit d’une stratégie efficace pour couvrir rapidement les quarts de travail lors d’une augmentation de la demande de main-d’œuvre ou pour remplacer les heures de travail lorsque des employés réguliers prennent congé à la dernière minute. Ce niveau d’agilité est essentiel pour les entreprises dont la mission est critique et qui fonctionnent 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et qui doivent constamment s’adapter à l’évolution de la demande et des contraintes de main-d’œuvre.
Travailleurs à temps partiel
Les travailleurs à temps partiel, généralement définis comme travaillant moins de 28 heures par semaine, constituent une option viable. Cependant, les employeurs ont toujours hésité à recourir au personnel à temps partiel en raison de la complexité de la planification de ces employés, dont beaucoup ont des paramètres de disponibilité spécifiques. La technologie résout ce problème en rationalisant le processus de planification, ce qui soulage les gestionnaires de la main-d’œuvre.
Travail temporaire
La main-d’œuvre occasionnelle est une autre stratégie permettant d’accroître la flexibilité de la main-d’œuvre en réponse à l’augmentation de la demande. Heureusement, la technologie actuelle de planification simplifie le processus d’exploitation et de planification des ressources en main-d’œuvre temporaire. Grâce à l’automatisation configurée, les responsables des opérations peuvent identifier les lacunes en matière de ressources par rôle, lieu et compétences, puis remplir les postes ouverts avec les travailleurs éligibles les plus rentables, tout en respectant la réglementation du travail.
5. Amélioration de la satisfaction professionnelle et de la fidélisation des employés
La planification a un impact considérable sur la vie des travailleurs, sur leurs revenus, leurs rituels quotidiens et la façon dont ils gèrent leur temps libre. Un bon logiciel de planning améliore l’engagement des employés grâce à des charges de travail équilibrées, à la planification en libre-service, etc. Lorsque les employés sont heureux, la productivité augmente, le service à la clientèle s’améliore et les taux de roulement chutent.
6. Productivité
Les changements d’horaires et les notifications font inévitablement partie de la vie d’une entreprise, mais ils nuisent à la productivité optimale des gestionnaires. Un bon logiciel de planning peut redonner des heures à la journée de votre responsable en éliminant les mises à jour manuelles des horaires, en améliorant la visibilité de la main-d’œuvre et en fournissant des outils de communication en temps réel. D’autres besoins opérationnels, tels que la prévision de la demande, les exigences en matière de rapports et l’amélioration des performances, sont également optimisés.
