La gestion d’une entreprise est un processus complexe qui prend en compte chaque employé. Contrairement aux apparences, de nombreuses petites entreprises fonctionnent encore de manière intuitive, sans organiser l’information, sans suivre le travail, les progrès et les plans de développement. Quel que soit le type d’activités menées par l’entreprise, il existe des outils qui facilitent la gestion de chaque projet et des tâches connexes.
Organiser des projets dans une petite entreprise
Que vous dirigiez une micro, petite, moyenne ou grande entreprise, chaque projet nécessite l’organisation des informations pertinentes. Il s’agit de situations dans lesquelles le cycle de vie d’une commande ou d’une tâche donnée doit être divisé en plusieurs parties, un calendrier doit être établi ou l’ensemble nécessite un accès permanent à des documents, du matériel graphique ou d’autres fichiers fournis systématiquement dans le nuage.
L’organisation du travail est alors facilitée par le suivi constant des projets, ainsi que par l’accès à l’information. Des informations qui se perdent souvent dans la communication interne entre les membres de l’équipe responsables d’une tâche donnée. En parlant de communication, passons aux outils permettant de structurer tout ce qui se passe au sein d’une équipe donnée.
Vous pouvez consulter des articles similaires sur solutions.lesechos.fr.
Programme de travail – aperçu du projet et répartition des responsabilités
Le calendrier général du projet et les échéances sont bons à organiser dans un document de fiches transparent pour toute l’équipe. Les Google Sheets permettent de structurer le projet, de lui donner un cadre, de répartir les responsabilités et, d’une manière générale, de définir ses objectifs. Il mesure également le pourcentage d’achèvement des tâches sur une période de temps donnée. Nous pouvons séparer les fichiers eux-mêmes dans des dossiers au sein de Google Drive. Nous avons également la possibilité de les partager via un lien, par exemple, sans avoir à télécharger les fichiers. En outre, les documents ne peuvent être utilisés que par les personnes responsables des tâches qui nécessitent l’utilisation du dossier.
Dans une petite entreprise, les outils de Google peuvent devenir une solution avec laquelle nous pouvons facilement donner accès à des documents, des fichiers ou du matériel graphique spécifiques aux personnes qui en ont besoin à un moment donné. Les produits de la G Suite peuvent constituer la meilleure solution pour de nombreuses entreprises.
Gestion de projet
Google Sheets peut ne pas suffire à organiser efficacement le travail d’une équipe. Tout cela parce que la communication par le biais de commentaires dans le document peut devenir encombrante, et contenir toutes les informations dans une si petite boîte peut frôler le miracle. Après tout, nous avons besoin d’espace pour nous diviser en équipes, envoyer du matériel à la personne responsable de chaque tâche et faire constamment le point sur l’avancement des travaux. Et n’oublions pas que de nombreux projets évoluent au fil du temps et que de nouvelles tâches peuvent apparaître au sein de chaque projet.
Communication permanente
Chaque courriel d’équipe interne au sein d’une même entreprise représente un temps énorme passé à la fois à créer le message et à le faire lire par le destinataire. Réduire ce type de communication au strict minimum accélère considérablement le travail, réduit les risques de perte de matériel et, dans la plupart des cas, accélère les délais de réponse. Bien sûr, il y a des moments où ce type de communication est presque une nécessité (par exemple, transmettre un message plus long aux membres de l’équipe tout en incluant le client). Toutefois, la plupart des choses seront traitées avec succès.
